La DGFiP accélère la fin du chèque : dès décembre 2026, les factures locales éditées via Hélios ne le proposeront plus, et le virement simplifié arrive sur PayFiP. Pour les communes qui louent leurs salles, une question devient urgente : comment gérer demain les cautions ? Tour d'horizon des alternatives, et de la solution d'empreinte bancaire que nous construisons avec des communes pilotes.
Le chèque de caution, une habitude qui touche à sa fin
Dans beaucoup de mairies, le scénario est le même depuis des années : l'association ou la famille qui réserve la salle des fêtes dépose un chèque de caution, l'agent le range dans un classeur, puis le rend après l'état des lieux. Simple en apparence, ce fonctionnement repose pourtant sur un moyen de paiement que l'État est en train d'abandonner.
Le calendrier de la DGFiP est désormais précis :
- depuis avril 2026, le plan de fin du recouvrement des créances publiques par chèque est lancé ;
- novembre-décembre 2026 : les factures locales produites via Hélios ne proposent plus le chèque ni le TIP, et le virement simplifié est généralisé sur PayFiP ;
- juin 2027 : fin du marché d'encaissement externalisé des chèques ;
- septembre 2027 : fermeture des centres d'encaissement industriels de Rennes ; les chèques résiduels sont alors traités manuellement ;
- 2028-2029 : fin prévisionnelle des encaissements par chèque à la DGFiP.
La DGFiP recommande d'ailleurs aux collectivités de retirer dès maintenant toute mention du chèque sur les factures qu'elles éditent elles-mêmes. Le chèque reste accepté pour l'instant, mais il faut préparer la suite.
Pourquoi la caution par chèque pose problème
La caution par chèque avait déjà ses faiblesses, bien avant le plan de la DGFiP. Sur le plan réglementaire, un chèque reçu par un comptable public doit être remis à l'encaissement sans délai : il n'est pas censé être conservé dans un tiroir en attendant la fin d'une location. Et dans les faits, il ne protège pas vraiment la commune : son émetteur peut y faire opposition, et il peut revenir impayé faute de provision.
Ajoutez à cela le temps passé par les agents à collecter, ranger, retrouver et restituer ces chèques, et le risque de perte : la fin du chèque est aussi l'occasion de repenser un processus qui ne donnait satisfaction à personne.
Quelles alternatives pour les cautions de salles ?
Il n'existe pas de solution unique. Voici les principales pistes, avec leurs avantages et leurs limites.
Le mandat de prélèvement
La commune fait signer au locataire un mandat de prélèvement, qu'elle n'utilise qu'en cas de dégradation constatée. C'est la piste souvent suggérée aujourd'hui. Mais comme le chèque, le mandat peut être révoqué à tout moment par son signataire : la sécurité réelle reste limitée.
L'encaissement puis le remboursement
La commune encaisse réellement un montant, par paiement en ligne ou virement, et le rembourse après l'état des lieux. La garantie est solide, mais le circuit est lourd : encaissement, puis remboursement, avec des délais qui pèsent sur les usagers. Cette solution convient surtout à des montants modestes.
Le virement simplifié et le paiement en ligne
Pour le paiement de la location elle-même, le virement simplifié de PayFiP est une excellente nouvelle : l'usager valide le paiement depuis son espace bancaire, sans carte, et l'encaissement est sans commission pour la collectivité. Le paiement par carte bancaire et le prélèvement unique restent aussi disponibles. En revanche, ces outils servent à payer, pas à garantir : ils ne règlent pas la question de la caution.
La garantie par carte bancaire (empreinte bancaire)
C'est la solution qu'utilisent déjà les hôtels ou les loueurs de véhicules : au lieu d'encaisser, on enregistre une garantie sur la carte bancaire du locataire. Aucune somme n'est débitée tant que tout se passe bien ; en cas de dégradation, la commune peut prélever tout ou partie du montant garanti.
Deux points d'attention :
- PayFiP ne propose pas cette prise d'empreinte, et la DGFiP n'en prévoit pas l'ajout à court terme. Il faut donc s'appuyer sur une solution de paiement par carte adaptée à la location de biens et services ;
- la garantie a une durée limitée, environ 30 jours. Elle ne peut donc pas être prise au moment de la réservation, souvent des mois à l'avance (la salle réservée en janvier pour un mariage en juillet), mais plutôt quelques jours avant l'événement, par exemple à la remise des clés.
L'empreinte bancaire dans Résa.services : un projet mené avec des communes pilotes
C'est précisément cette dernière piste que nous travaillons actuellement avec plusieurs communes pilotes, directement dans Résa.services, notre logiciel de réservation de salles.
Le parcours que nous construisons s'appuie sur ce que Résa.services sait déjà faire : la réservation en ligne, la caution indiquée lors de la demande de réservation, la convention signée en ligne et l'état des lieux sur le terrain. L'objectif :
- au bon moment, quelques jours avant l'événement, le locataire est invité à enregistrer sa garantie par carte bancaire, sans être débité ;
- l'agent voit d'un coup d'œil si la garantie est en place avant de remettre les clés ;
- après l'état des lieux, la garantie est libérée si tout est en ordre, ou mobilisée à hauteur des dégradations constatées, avec une trace de chaque étape.
Plus de chèques à ranger ni à restituer, moins de relances, et une garantie qui protège réellement la commune.
Pourquoi devenir commune pilote ?
Un projet comme celui-ci ne se conçoit pas depuis un bureau. Il concerne à la fois les agents qui gèrent les salles, le régisseur, le comptable public et les usagers. Les communes pilotes nous aident à valider le parcours sur des locations réelles, à caler les règles de gestion (montants, délais, cas de dégradation) et à préparer la documentation pour les collectivités qui suivront.
En retour, elles bénéficient d'un accompagnement rapproché et d'une solution prête bien avant les échéances de 2027.
Vous gérez des locations de salles et vous vous demandez comment remplacer vos chèques de caution ? Rejoignez le groupe de communes pilotes : écrivez-nous à contact@vertura.fr, appelez-nous au 04 90 89 07 92 ou prenez rendez-vous en ligne.
Et je suis déjà client Résa.services ?
Vous pouvez dès aujourd'hui faire signer vos conventions en ligne et réaliser vos états des lieux avec Résa.services. Si le projet d'empreinte bancaire vous intéresse, contactez votre interlocuteur Vertura : nous étudierons avec vous votre situation (volume de locations, montants, organisation de la régie) pour voir si votre commune peut rejoindre la phase pilote.
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